Ett företags årsredovisning består av ett antal olika rapporter som var och en fyller ett syfte för att kunna analysera och tolka hur väl det har gått för företaget, vilken betalningskapacitet det har. Det måste vara möjligt att enkelt och systematiskt kunna avläsa dessa rapporter för att de ska ha ett analytiskt värde. Det finns därför en rad olika regler som beskriver hur dessa rapporter ska struktureras och presenteras just för att en sådan analys ska kunna möjliggöras Årsredovisningslagen, som förkortas ÅRL, definierar vilket innehåll dessa rapporter ska ha samt hur de ska vara utformade. Man ska också vara medveten om att de sedan blir offentliga handlingar. De kommer alltså många gånger att granskas av andra intressenter som banker eller leverantörer. Lagen understryker att rapporterna måste ge en rättvisande bild av företagets resultat och verksamhet. Man bör exempelvis följa vad man kallar god redovisningssed. Detta specifieras av både lagar och branschpraxis. I regel ska samtliga rapporter vara överskådliga och systematiskt och kronologiskt sammanställda. Man ska dessutom undvika att förvränga bilden och informationen med exempelvis underdrifter eller överdrifter.
Så vad finns det för olika rapporter som registrerade företag är tvungna att sammanställa och lämna in till myndigheterna? Balansräkningen är en rapport som ger en bild av verksamhetens ekonomiska situation. Innehållet i denna rapport ger information om företagets tillgångar, det egna kapitalet och skulder vid årets slut.
Resultaträkningen är en annan rapport som syftar till att ge en överblick över företagets årsresultat. Här sammanställs företagets intäkter och kostnader under året.
Noter brukar också skickas med rapporterna och fungerar som ett komplement. Noterna förklarar övrig information med upplysningar om hur företaget värderar både skulder och tillgångar. Det finns nämligen olika metoder som man kan använda för att exempelvis göra avskrivningar och nedskrivningar av anläggningstillgångar samt beräkning av anskaffningsvärdet som de olika tillgångarna har haft.Den som läser rapporterna bör därför ha tillgång till information om vilken metod som fóretaget har använt sig av i dessa värderingar.
Förvaltningsberättelsen är en annan rapport som också speglar bolagets resultat, verksamheten i sig och den nuvarande ställningen. Denna rapport bör innehålla lämplig extra information som man inte kan avläsa avläsa varken i balansräkningen eller i resultaträkningen. Man beskriver här ofta företagets utveckling och olika betydelsefulla aktiviteter och händelser under året.
Ibland krävs också en revisionsberättelse liksom en kassaflödesanalys om det är ett större aktiebolag. En revisionsberättelse görs av revisorn där han eller hon förklarar olika saker som har uppmärksammats i årsredovisningen samt i själva förvaltningen av aktiebolaget under räkenskapsåret. Det måste alltså vara auktoriserade revisorer som gör denna rapport och inte från vem som helst inom aktiebolaget.
Normalt sätt ska årsredovisningen och dess olika rapporter skickas in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Om detta inte görs kan bolaget få betala en förseningsavgift till Bolagsverket. Man kan även åtalas för Bokföringsbrott om man inte upprättar en årsredovisning. Årsredovisningen ska skickas till Bolagsverkets adress i Sundsvall.